Doplnenie identifikačných údajov do obchodného registra

Lehota na splnenie povinnosti končí už 30.09.2022.

Právo obchodných spoločností je poznačené takmer každoročnými zmenami v právnej úprave. Takou bolo i zavedenie povinnosti doplnenia identifikačných údajov štatutárov, spoločníkov a iných fyzických osôb zapísaných do obchodného registra. Dopĺňať sa musia predovšetkým ich rodné čísla a dátumy narodenia. Lehota na splnenie povinnosti čoskoro skončí, a preto by mali spozornieť najmä konatelia či členovia predstavenstiev.

Identifikačné údaje fyzických osôb zapísaných do obchodného registra  musia byť do obchodného registra zapísané do 30.09.2022. Skontrolujte si preto svoj zápis v obchodnom registri. Ak má fyzická osoba pri svojom mene červené „X“, identifikačné údaje neboli doplnené navrhovateľom a ani automatizovaným dopĺňaním a je potrebné ich doplniť do obchodného registra osobitným podaním.

Následkom nedoplnenia identifikačných údajov dotknutých osôb je uloženie finančnej sankcie do výšky 3.310,- EUR, ktorá bude uložená osobe oprávnenej konať za spoločnosť (zvyčajne štatutárny orgán spoločnosti).

Čo sú identifikačné údaje a koho sa týkajú?

Od 01.10.2020 sa do Obchodného registra SR (ďalej len „obchodný register“) zapisuje aj dátum narodenia a rodné číslo alebo iný identifikačný údaj fyzickej osoby – ak rodné číslo nie je pridelené, napr. v prípade cudzincov (ďalej len „identifikačné údaje“). Túto povinnosť zaviedol zákon č. 390/2019 Z.z., ktorým sa mení zákon č. 530/2003 Z.z. o obchodom registri.

Identifikačné údaje sa musia doplniť pri:

•  spoločníkoch (vrátane akcionárov),
• štatutárnych orgánoch (konateľoch) alebo členoch štatutárnych orgánov,
•  vedúcich organizačných zložiek podnikov,
• prokuristoch,
• členoch dozorného orgánu,
•  likvidátoroch,
•  správcoch na výkon nútenej správy a ich zástupcov,
• vedúcich podnikov alebo organizačných zložiek podnikov zahraničných právnických osôb (ďalej len „dotknuté osoby“).

Kto je povinný doplniť identifikačné údaje do obchodného registra?

Povinnosť doplniť identifikačné údaje do obchodného registra sa týka obchodných spoločností založených pred dňom 01.10.2020. Všetky obchodné spoločnosti založené od tohto dátumu, si totiž svoju povinnosť splnili už pri zápise obchodnej spoločnosti do obchodného  registra.

Doplniť identifikačné údaje je povinná konkrétne fyzická osoba oprávnená konať v mene zapísanej právnickej osoby (ďalej len „navrhovateľ“), teda najmä konatelia, resp. členovia predstavenstva. Tieto osoby zodpovedajú za zápis identifikačných údajov do obchodného registra vo vzťahu ku všetkým fyzickým osobám zapísaným v obchodnom registri pri príslušnej spoločnosti. V praxi to môže vyzerať tak, že napríklad konateľ nebude dopĺňať len svoje identifikačné údaje, ale aj identifikačné údaje spoločníkov-fyzických osôb.

V prípade podania návrhu na zápis zmeny obchodnej spoločnosti do obchodného registra po 30.09.2021, je navrhovateľ povinný v návrhu na zápis zmeny uviesť aj doplnenie identifikačných údajov dotknutých osôb, t.j. má povinnosť zosúladiť zapísané údaje spolu s podaním najbližšieho návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov po 30.09.2021.

Ak pri najbližšom návrhu na zápis zmeny zapísaných údajov (nech sa týka akejkoľvek zmeny) zároveň navrhovateľ nedoplní identifikačné údaje, registrový súd na tento návrh nebude prihliadať a vyzve navrhovateľa na doplnenie chýbajúcich údajov v lehote 15 dní s poučením o následkoch neodstránenia nedostatkov. V prípade nedoplnenia návrhu o identifikačné údaje, registrový súd  na návrh na zápis zmeny zapísaných údajov nebude prihliadať a konanie bude zastavené pre nedostatok právomoci. Teda podaný návrh na zmenu nebude vôbec zapísaný. 

Kto nemusí identifikačné údaje dopĺňať?

Povinnosť doplniť identifikačné údaje do obchodného registra sa netýka všetkých. Ak ste si túto povinnosť už nesplnili v minulosti sami, je možné, že to za vás spravilo Ministerstvo spravodlivosti SR.

Identifikačné údaje nie je potrebné dopĺňať, ak sa Vaše údaje doplnili automatizovane. Za účelom zníženia administratívneho zaťaženia obchodných spoločností a aj registrových súdov vykonávalo dopĺňanie identifikačných údajov Ministerstvo spravodlivosti SR prostredníctvom automatizovaného doplnenia aktuálnych hodnôt identifikačných údajov a ich logického priradenia k tomu istému subjektu evidencie v referenčnom registri[1].

V prípade automatizovaného priradenia (ako aj podania doplnenia navrhovateľom), zaslal registrový súd zapísanej osobe bez zbytočného odkladu do elektronickej schránky oznámenie o doplnení identifikačných údajov spolu s výpisom z obchodného registra. V tomto prípade už nie je potrebné identifikačné údaje dopĺňať.

Identifikačné údaje sa však nepodarilo doplniť všade. Ak k automatizovanému doplneniu pri príslušnej fyzickej osobe nedošlo do 31.05.2022, to znamená, že automatizované dopĺňanie údajov nebolo vykonané. Automatizovaný systém totiž nie vždy dokáže priradiť identifikačné údaje k fyzickej osobe. V tomto prípade platí, že navrhovateľ musí podať návrh na doplnenie identifikačných údajov do obchodného registra.[2]

To, či má osoba zapísané všetky identifikačné údaje, si môžete overiť podľa toho, či je pri menách dotknutých osôb v obchodnom registri zaznačená namiesto červeného krížika (x) zelená fajka (✓).

Zelená fajka znamená, že osoba má zapísané všetky požadované identifikačné údaje. Červený krížik znamená pravý opak – osoba všetky požadované identifikačné údaje zapísané nemá.

Čo ak Vám v obchodnom registri svieti červené „x“?

Ak je v obchodnom registri pri mene fyzickej osoby červený krížik, je potrebné identifikačné údaje doplniť. K dispozícii sú dve možnosti:

(i)            podanie samotného návrhu na doplnenie identifikačných údajov (bezplatný) v prípade, že v obchodnej spoločnosti nenastali žiadne zmeny, alebo

(ii)          podanie návrhu na zápis zmeny do obchodného registra, súčasťou ktorého bude aj zápis identifikačných údajov (spoplatnený), v prípade, že nastali zmeny, ktoré je potrebné zapísať do obchodného registra (napr. zmena sídla alebo predmetu podnikania).

Každé z týchto podaní vie navrhovateľ vykonať samostatne alebo s pomocou splnomocneného zástupcu (napr. advokáta).

Záverom pripomíname, že lehota na doplnenie údajov končí už 30.09.2022 a za nesplnenie povinnosti hrozí pokuta až 3.310,- EUR, a preto by ste sa s jej splnením mali poponáhľať.

Veríme, že sme Vám aktuálne povinnosti súvisiace so zápisom údajov do obchodného registra predstavili v zrozumiteľnej forme. Ak však máte otázky, s ktorými by sme vám vedeli pomôcť, môžete využiť naše právne služby a kontaktovať nás.

[1] Túto činnosť vykonávalo Ministerstvo spravodlivosti v nadväznosti na novelu zákona o obchodnom registri č. 403/2021 Z.z., účinnú od 01.12.2021.
[2]Viď § 15g ods. 10. a § 15h ods. 3 zákona č. 530/2003 Z.z. o obchodnom registri.